‘Knoppen en tools’ zitten aan de aanbodkant van ICT. ‘Informatiebewust zijn’ richt zich op de andere kant van de kloof: de vraagkant. Alleen als het aan die kant ook sterk genoeg is kun je een duurzame brug bouwen.

Informatiebewust zijn van een medewerker (of manager!) valt uiteen in de volgende deelvragen:

• Welke informatie heb ik nodig om mijn werk goed te kunnen doen?
• Welke informatie heeft de klant/burger/ondernemer nodig om zijn/haar werk goed te kunnen doen of beslissingen van de (overheids-)organisatie te kunnen begrijpen?
• Welke informatie moet ik als medewerker terugvindbaar vastleggen zodat mijn collega straks mijn werk kan overnemen of over mijn werk verantwoording kan afleggen?

Informatiebewust zijn wordt steeds belangrijker in deze tijd van verdere digitalisering. Dossiers zijn immers allang niet meer die stapel papier die het gebouw rond gaat.  Dossierinformatie ligt vast op oneindig meer plekken: mail, telefoon, specifieke systemen, netwerkschijven. Tot aan social media aan toe. Alleen met een helder antwoord op bovengenoemde drie vragen is zo’n situatie werkbaar te houden.

Sharepoint is een vraagkant-vraagstuk

Bovengenoemde drie vragen moeten ook centraal staan bij elk initiatief om iets te optimaliseren. Neem bijvoorbeeld het bekende ‘MS-Teams/Sharepoint’. Deze technologie is bedoeld om digitaal samen te werken. Zo’n systeem moet ingericht worden met een structuur die herkenbaar is voor medewerkers en aansluit bij de wijze waarop deze medewerkers samenwerken. Zo kunnen de medewerkers de informatie goed opslaan en terugvinden. Dat is een vraagstuk voor de vraagkant van ICT: de medewerkers die de oplossing voor hun dagelijkse werk gebruiken. De leverancier van het systeem (de aanbodkant) kan er hooguit bij helpen. En wat als de medewerker bepaalde conversaties via zijn persoonlijke mailbox doet? Dan zal zijn/haar collega het niet kunnen terugvinden. Of als een document niet de juiste labels meekrijgt, dan zal het moeilijker zijn om een document te kunnen vinden op basis van een paar zoektermen. Kortom: het gaat niet om de knoppen (het hoe). Het gaat om je bewust zijn van het waarom.

Ik zie in mijn praktijk nog te vaak ‘afschuiven’ richting het ICT-project. De analisten gaan zich dan afvragen wat een burger of medewerker nodig heeft.  Liever zie ik  medewerkers die zich regelmatig zelf de vraag stellen: “welke informatie heb ik nodig om goed mijn werk te kunnen doen?” en na een beetje oefening kunnen ze dan ook aan de slag met “welke informatie heeft mijn collega nodig om straks mijn werk over te nemen of verantwoording af te leggen”. Dat zou een mooie invulling zijn van de training ‘informatiebewust zijn’