Het woord informatievoorziening wekt de verwachting dat informatie iets is waarin je voorzien wordt. Dus dat er iemand of iets is die zorgt dat jij de juiste informatie krijgt, op het juiste moment. Die je daarin voorziet!

Het woord schept verkeerde verwachtingen, zeker als je staf- of ICT-afdelingen zo gaat noemen. In informatie kun je niet voorzien. Dat lijkt alleen maar zo. Het is niet meer zoals vroeger. Toen was de afdeling “informatievoorziening” bij gemeenten bijvoorbeeld de afdeling waar de papieren dossiers bewaard werden volgens de Archiefwet. En als je nog een keer iets wilde weten over een afgerond dossier ging je naar ‘Informatievoorziening’. Die voorzag je dan in het papieren dossier. Toen moest dat nog.

Maar een papieren dossier is slechts het medium. De drager van de gegevens. Van de data. Dat is iets anders dan informatie, want informatie = data + relevantie. Deze definitie leerde ik al tijdens mijn studie.

Informatie = data + relevantie.

Optimaliseren van de informatievoorziening, bijvoorbeeld in het kader van de Wet Open Overheid,  is dus geen feestje van de afdeling met die verwarrende naam, noch van een ICT-afdeling.

De ICT afdeling zorgt alleen dat de techniek draait, dat schermen en velden met data worden getoond aan de juiste functionaris. En dat die functionaris zijn data kwijt kan, hetzij in een veld in een systeem of via een document of op een digitaal communicatieplatform (denk aan telefoon, mail, chat et cetera).  Om van data informatie te maken is relevantie nodig. En die wordt altijd bepaald door de medewerker die de data nodig heeft voor zijn dagelijks werk. Alleen hij of zij kan bepalen of data informatie is.

Dus wie praat over informatievoorziening, of nog erger: stafafdelingen zo gaat noemen, graaft onbewust mee aan die bekende valkuil: dat de vraagkant van ICT op de aanbodkant van ICT gaat wachten. Of er teveel op gaat leunen. Er naar gaat wijzen. Of omgekeerd: dat de aanbodkant de vraagkant alvast gaat invullen. Optimaliseren van de informatievoorziening moet vanuit de vraagkant.  Laten we daar met zijn allen duidelijk over zijn en blijven.